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Cómo convertirte en una oficina sin papel

blog-bside-art-icon1 17 octubre, 2020

La oficina sin papel genera escenarios sumamente eficientes: procesos operativos más ágiles, disminución de errores y costos, acceso inmediato a la información –en cualquier momento y desde cualquier lugar–, mayor control de los datos y de la seguridad de los mismos, así como una mejora continua en la comunicación interna de la organización.

¡Muchos beneficios! Prácticamente se propone un mundo empresarial automatizado, muy rápido y sencillo. Por eso, para muchas empresas, éste es un objetivo imprescindible, algo que deben alcanzar lo más pronto posible.

 

Sin embargo, también es un objetivo difícil de lograr a corto plazo, pues hay un factor que puede dificultarlo en gran manera: la resistencia al cambio, que los colaboradores y/o ejecutivos de tu organización no estén dispuestos a abandonar el papel.

 

Y... ¿cómo resolverlo? Primero se debe considerar que una oficina sin papel va a influir en todas las áreas de la empresa. Por eso, el cambio debe ser visto como un proceso, consistiendo en lograr una serie de metas para alcanzar el objetivo mayor.

A continuación, te explicamos qué pasos –o metas– debes lograr para convertirte en una oficina sin papel:

 

Paso 1: elige la plataforma correcta

Elegir la plataforma tecnológica correcta es lo primero que debe preocuparte, pues en el mercado te encontrarás con múltiples herramientas, licencias y opciones para tus procesos operacionales.

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En ese sentido, Office 365 es una excelente opción para comenzar a ejecutar la oficina sin papel, sobre todo si tus colaboradores ya están acostumbrados a utilizar algunas herramientas y/o programas de Microsoft.

 

Paso 2: establece deadlines

Debes ser consciente de que un proceso de digitalización lleva tiempo, sobre todo si tu empresa no utiliza o usa muy pocas herramientas tecnológicas. Así que establece una fecha de arranque, una para lograr los primeros pasos y otras más para cuando alcances los objetivos y las expectativas que tienes del proyecto.

 

Paso 3: organiza, clasifica y almacena

Una vez que elijas la plataforma y establezcas los tiempos, tendrás que determinar cuál es la documentación de valor que se va a digitalizar, empezar a desechar la información que no necesitarás en el futuro, depurar todo para poder clasificarlo y posteriormente almacenarlo.

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Paso 4: sube todo a la nube

Siempre que se hable de tener información digitalizada se debe hablar de la nube. El almacenamiento virtual no es una tendencia sino una necesidad, ya que te permite:

  • Tener a la mano cantidades ilimitadas de archivos.
  • Disponer de información valiosa para tu negocio en cualquier lugar y cuando tú quieras.
  • Proteger datos que en otros servidores podrían ser vulnerables a ataques.
  • Respaldar tu información y evitar que se pierda.
  • Tener la posibilidad de depurar lo que tú quieras de manera automática y segura.

 

Paso 5: haz que participen tus colaboradores

Llegará el momento en el que tu proyecto entre en una etapa de adopción, es decir, hacer que todos comiencen a aprovechar las nuevas herramientas, pero sobre todo a cambiar los proceso acostumbrados.

Así que debes:

  • Predicar con el ejemplo. Si tus colaboradores ven que los directivos y responsables del proyecto están sumamente involucrados, ellos también lo estarán.
  • Realizar capacitaciones o cursos. Tus colaboradores podrán adaptarse rápidamente si se les asesora e indica correctamente cómo utilizar las nuevas herramientas.
  • Compartir el éxito del proyecto. Los resultados son importantes para las personas que planearon tener una oficina sin papel, pero también es relevante que tus colaboradores conozcan cuáles han sido las metas logradas y planteadas a corto, mediano y largo plazo, pues esto los motivará a alcanzarlas y llevar a la empresa al siguiente nivel.

 

Paso 6: sigue innovando

Convertir tu oficina en una sin papel es un ciclo, y cuando termine ese proceso el mundo de tu empresa será diferente. Así que, cuando logres este objetivo, es importante que comiences a planear los siguientes pasos: la próxima implementación tecnológica que le brindará a tu empresa una ventaja competitiva sobresaliente.

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En bSide podemos ayudarte, a través de tecnología Microsoft, en cada uno de los pasos para convertirte en una oficina sin papel; desde el asesoramiento, los tiempos y las herramientas que requieres para lograrlo y cómo capacitar o empoderar a tus colaboradores.

Una vez que hayas logrado el objetivo, podemos mostrarte los siguientes pasos y qué es lo que requiere tu empresa de acuerdo a tus necesidades, tu visión y tus metas. Consulta nuestros servicios.

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