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Office 365: la guía básica que necesita tu empresa para aprovecharlo Modern Workplace
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Office 365: la guía básica que necesita tu empresa para aprovecharlo

blog-bside-art-icon1 17 octubre, 2020

Con Office 365, las empresas de cualquier tamaño pasan al siguiente nivel; pueden planear el inicio de su transformación digital a través de herramientas útiles, que fomentan el trabajo en equipo para mejorar la productividad de la empresa.

En esta ocasión, te daremos una guía básica para aprovechar toda la suite de Microsoft y Office 365 en tu empresa:

Así que, primero lo más básico:

 

¿Qué diferencia hay entre Office 365 y las versiones anteriores?

Office 365 se diferencia de versiones anteriores por implementar un plan basado en suscripción, lo que significa que en lugar de comprar una licencia a un costo fijo, los usuarios pagan una cuota mensual para acceder al servicio.

Eso implica que los usuarios siempre tendrán la plataforma actualizada (se actualiza automáticamente y sin costo extra). Además, se construye a partir de una aplicación en la nube. 

Al estar en la nube, la plataforma puede ser utilizada en línea, desde cualquier lugar. Esto implica que no debe ser instalada ni mantenida por algún hardware.

Entre muchas cosas, Microsoft 365 incluye alojamiento de correo electrónico y espacio de almacenamiento en la nube, así que los colaboradores de tu empresa pueden alojar sus archivos en línea y tener acceso a ellos donde y cuando lo necesiten, desde cualquier dispositivo conectado a internet.

Ahora, vayamos a una pregunta más profunda…

 

¿Qué tipo de herramientas pueden usar las empresas?

En general, toda la suite ofrece muchas herramientas, pero para algunas empresas es complicado saber cuál de todas esas aplicaciones puede ser la mejor para sus colaboradores.

No queda duda de que toda la suite puede ser usada en cualquier momento para aumentar la productividad de tu empresa, pero al elegir una licencia debes estar seguro de conocer qué herramientas utilizarás y cuáles aplicaciones pueden resultar obsoletas en el futuro.

 

👉🏻 Al elegir una suscripción, ten en cuenta que si adquieres una licencia con muchas aplicaciones que no utilizarán los colaboradores de tu empresa, estarás invirtiendo mal.

 

 

Obviamente, las necesidades varían según el tamaño de la empresa. Sin embargo, hay herramientas básicas que se incluyen en todas las suscripciones, y pueden facilitar el trabajo de tus colaboradores. Office 365 incluye:

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • OneNote
  • Publisher
  • Exchange
  • Skype for Business
  • Microsoft Teams
  • OneDrive for Business

Pero, también debes saber que al contratar una licencia mayor tienes la posibilidad de utilizar herramientas mucho más potentes y con objetivos específicos, por ejemplo:

  • Microsoft Connections, una herramienta básica de marketing por correo electrónico, que te ayuda a generar más fidelidad y compromiso con tus clientes.
  • Microsoft Listings, que sirve para ayudar a las organizaciones a administrar información relevante de su negocio de plataformas como Facebook, Google, Bing o Yelp.
  • Microsoft Invoicing, una aplicación que ayuda a generar y enviar facturas profesionales a los clientes y aceptar pagos sobre la marcha.
  • Outlook Customer Manager, una herramienta de administración de clientes básica e inteligente, diseñada para empresas que aún no requieren de un sistema CRM completo.
  • Reservas de Microsoft, que ayuda a los usuarios a generar y gestionar citas, así como los horarios de sus clientes.
  • MileiQ, una plataforma que sirve para registrar millas, construida para clasificar y registrar automáticamente los viajes de negocios.
  • Business Center, un punto de acceso para todas las aplicaciones de Microsoft 365. En ella, los usuarios pueden leer métricas y seguimiento de tareas como facturas pendientes, suscripciones de correo electrónico o reservas.

 

¿Qué tipo de plan debes elegir según las necesidades de tu empresa?

Microsoft 365 cuenta con dos modelos de licencia para empresas.

  1. Si tu empresa cuenta con menos de 300 usuarios puedes optar por las suscripciones más básicas, es decir, las tres que ofrece Microsoft 365 para empresas.
  2. Si en tu empresa hay más de 300 colaboradores, entonces te conviene adoptar un plan más robusto. Office 365 ofrece cuatro planes para empresas, mismos que pueden alojar un número ilimitado de usuarios.

Los tipos de licenciamiento pueden mezclarse según las necesidades de tu empresa, y dependiendo de las aplicaciones o herramientas que utilices.

Piensa que al invertir en Office 365, todas o la gran mayoría de las aplicaciones deben ser aprovechadas, pues entre más se usen, el ROI será mejor y la productividad aumentará.

💡 Conoce: Home office, ¿cómo aumentar la productividad de tus colaboradores con Modern Workplace?

En bSide podemos analizar la situación de tu empresa, asesorarte para elegir el plan que más te convenga y ayudarte con la adopción del mismo, ayudando a que tus colaboradores se acostumbren a una nueva forma de trabajar y se vuelvan más productivos.

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